Op welke KPI’s moet u zich richten om de doeltreffendheid van uw rekruteringsstrategie te meten?

Aanwerving is een activiteit waarbij de mens centraal staat, maar het is ook een objectieve activiteit. U hoeft dus geen wiskundige tovenaar te zijn om de prestaties van uw aanwervingsproces te meten; er zijn enkele eenvoudige meetcriteria waarmee u in één oogopslag kunt zien of u mee bent met de uitdagingen. Maar om dit te doen, is het essentieel om aan het begin van de wervingscampagne uw precieze doelstellingen te definiëren en voor elk van hen een indicator te bepalen waarmee u het bereiken van deze doelstelling kunt meten!
Enkele voorbeelden van de meest gebruikte kwantitatieve criteria bij aanwerving zijn:

Meet het aantal mensen dat geïnteresseerd is in uw rekrutering. Zo kunt u nagaan of uw vacature aantrekkelijk is en kunt u de bekendheid van uw organisatie meten. We hebben het hier al over gehad in onze gids voor werving op afstand, maar uw job post is een echte etalage voor uw employer branding en waarden. Als u niet genoeg sollicitaties krijgt dan u had gehoopt, moet u misschien uw vacature herschrijven? De wereld van de aanwerving wordt immers steeds competitiever en het is door uw jobaanbieding dat de eerste indruk zal worden gemaakt en dat u uw kandidaat zal kunnen verleiden. Het is dan ook van essentieel belang dat deze duidelijk is en dat de beste verspreidingsmiddelen worden gekozen (vacaturebank, gespecialiseerde website, sociaal netwerk van de onderneming, speciale aanwervingspagina op uw website, enz.

Meet het aantal mensen dat tijdens op sollicitatiegesprek komt, vergeleken met het aantal ontvangen cv’s. Zo kunt u zien of uw verspreidingsstrategie en -richting relevant zijn. U kunt dan nagaan of de werkaanbieding duidelijk genoeg is in verhouding tot uw behoeften. Als u niemand voor een gesprek ontvangt, kan het inderdaad zijn dat u uw werkelijke behoeften aan ervaring of technische vaardigheden niet goed genoeg hebt verwoord.

Meet het aantal kandidaten dat doorgaat met hun sollicitatie. Als u bijvoorbeeld via WeSuggest een vragenlijst voor de beoordeling van soft skills naar uw kandidaten stuurt en zij reageren niet, moet u zichzelf misschien een aantal vragen stellen en uw proces herzien. Werd de kandidaat er bijvoorbeeld vooraf van in kennis gesteld dat hij/zij een evaluatietest zou krijgen? Duurt uw aanwervingsproces te lang? Waren de eerste stappen voor de kandidaat niet bevredigend, waardoor hij/zij niet de wens had om tot het einde van het proces door te gaan?

Meet de return on investment van uw rekruteringscampagne. Dit is waarschijnlijk de meest complexe meeteenheid om te berekenen… Hiervoor moet u het budget kunnen aangeven dat aan deze campagne is toegewezen (tijd die alle bij de aanwerving betrokken partijen hebben besteed, het inschakelen van externe dienstverleners, de kosten voor het publiceren van de advertentie en de aankoop van aanwervingstools) en dit vergelijken met het aantal ontvangen sollicitaties. Het is geen geheim dat na het aannemen en inwerken van een kandidaat, de kosten van een mislukte werving erg duur kunnen zijn voor het bedrijf, gemiddeld tot €45.000… Dus, als u ziet dat de kosten per sollicitatie te hoog zijn, is het misschien beter om uw processen te herzien en te investeren in tools zoals WeSuggest waarmee u uw processen kunt vereenvoudigen en betrouwbaarder kunt maken?

Met deze indicator kunt u ook de relevantie van uw proces valideren. Als die tijd te lang is (exclusief redenen die inherent zijn aan uw organisatie, zoals een lange opzegtermijn voor de kandidaat), betekent dit waarschijnlijk dat uw vacature niet specifiek genoeg was, of dat er te veel stappen in uw proces waren. Volgens een studie van APEC bedraagt de gemiddelde tijd tussen het plaatsen van de vacature en de aanwerving 9 weken voor een permanente leidinggevende functie. Als een langere duurtijd kan worden verklaard door het feit dat recruiters liever meer tijd aan de aanwerving besteden om aanwervingsfouten te vermijden, kan dit kandidaten er ook toe aanzetten elders te gaan zoeken… Bovendien mag u niet vergeten dat tijd geld is! Hoe langer het proces duurt, hoe kostelijker het zal zijn.

Meet het percentage werknemers dat de onderneming vóór het einde van hun proeftijd verlaat (hetzij op eigen initiatief, hetzij omdat de onderneming de arbeidsovereenkomst wil beëindigen). Met deze indicator kunt u nagaan of uw aanwervingsproces correct was, maar ook of de kandidaat niet ontgoocheld was door een gebrek aan authenticiteit van uw kant tijdens het aanwervingsproces, of door een slechte onboardingstrategie waardoor hij/zij zich niet op zijn gemak voelde binnen de organisatie. Uit onderzoek blijkt dat 33% van de werknemers al binnen 6 maanden na indiensttreding op zoek gaat naar een nieuwe baan, en 17% vertrekt binnen de eerste 3 maanden. Het werven en opleiden van een kandidaat kan duur zijn, dus is het belangrijk dat beide partijen aan het eind van de proefperiode tevreden zijn om een hoog uitvalpercentage te voorkomen!

Geeft het vernieuwingspercentage van de onderneming aan. Het wordt berekend door het gemiddelde aantal werknemers dat de onderneming verlaat en binnenkomt te delen door het aantal werknemers dat aan het begin van de periode in dienst was. Het kan dus een gebrek aan motivatie en engagement bij uw werknemers aan het licht brengen, zodat u uw retentiestrategie kunt bijsturen. Pas echter op dat u deze gegevens niet te snel interpreteert! In een hypergroeifase, bijvoorbeeld, kan dit percentage hoog zijn als gevolg van veel nieuwkomers, zonder dat er sprake is van vertrek. Het is dus van belang deze gegevens te analyseren alvorens ze te interpreteren, en ze eventueel te vergelijken met het gemiddelde verloop in uw activiteitensector of in een andere periode van het jaar.

Idealiter selecteert u aan het begin van de campagne de voor u meest relevante doelstellingen, op basis van uw strategische doelstellingen, en houdt u gedurende het hele rekruteringsproces een scorekaart bij, zodat u kunt zien waar u staat. U zult dan gemakkelijk inzicht krijgen in uw sterke en zwakke punten, en zo uw processen bij uw volgende wervingscampagnes kunnen verbeteren. En vergeet niet wat Theodore Roosevelt zei: “De enige man die nooit een fout maakt, is de man die nooit iets doet”! Bij aanwerving is het, zoals op alle gebieden, belangrijk het principe van test & learn toe te passen: testen, analyseren, evolueren, en nog eens testen! Zo kunt u zien of uw aanwervingsstrategie in overeenstemming is met uw doelstellingen.